Как перейти с YCLIENTS: перенос базы клиентов без потерь

Перенос базы из YCLIENTS делается файлом: вы выгружаете клиентов в старой системе, загружаете файл в новую и проверяете, что всё на месте. В KlikCRM при такой загрузке переезжают клиенты с телефонами и историей, услуги, сотрудники и будущие записи. Старую систему можно не отключать сразу: первые дни обе работают параллельно, и вы сверяете результат без спешки.

Когда вообще имеет смысл менять систему

Переезд ради переезда не нужен. Если журнал работает, записи не теряются и цена вас устраивает, трогать ничего не стоит. Заменить YCLIENTS обычно хотят по нескольким понятным причинам:

• цена растёт ступенями по числу сотрудников, и с расширением команды счёт меняется скачком;
• нужен свой бот записи в мессенджерах, а не только ссылка на форму;
• хочется собрать запись, напоминания, оплату и отзывы в одном кабинете без набора отдельных подключений;
• нужна запись через ИИ-администратора, который отвечает клиенту своими словами.

Любая из этих причин сама по себе не обязывает переезжать. Если вы только присматриваетесь к альтернативе YCLIENTS, сначала сравните подходы и тарифы, а уже потом выгружайте файлы. В этом поможет статья чем отличаются YCLIENTS, DIKIDI и KlikCRM.

Что решить до переноса

Прежде чем выгружать базу, запишите на листе, чем вы реально пользуетесь в старой системе. Это занимает полчаса и экономит неделю неприятных открытий.

1. Какие функции вы используете каждый день: журнал, онлайн-запись, напоминания, оплата, склад, зарплаты, отчёты.
2. Какие подключения у вас стоят: сайт с кнопкой записи, телефония, касса, рассылки.
3. Где клиенты находят запись: ссылка в соцсетях, карточка на картах, виджет на сайте. Все эти ссылки придётся заменить.
4. Кто в команде работает с журналом и кого нужно обучить.
5. Какие услуги, цены и длительности действительно актуальны. Перенос хороший повод убрать из прайса то, что не продаётся.

Про кассу скажем честно: KlikCRM сам не фискализирует. Если оплату принимает Робокасса, чеки формируются через неё, а за деньги, полученные на месте, система напоминает выбить чек и доставляет готовый чек клиенту в мессенджер. Если у вас построена другая схема с кассой, проверьте её до переезда, а не после.

Перенос базы из YCLIENTS: три шага

Страница переезда с YCLIENTS и DIKIDI описывает процесс в трёх действиях.

Шаг 1. Выгрузите базу в старой системе

В кабинете YCLIENTS выгрузите клиентов, услуги, сотрудников и записи в файл. Подходит формат CSV или XLSX. В разделе «Переезд» KlikCRM подсказано, где искать нужную кнопку в прежней системе. Если выгрузок получается несколько, сохраните их все в одну папку и подпишите по датам.

Шаг 2. Загрузите файл в раздел «Переезд»

Файл загружается в кабинете KlikCRM. Колонки распознаются автоматически, поэтому вручную сопоставлять поля обычно не приходится. Клиенты сверяются по номеру телефона, а номера «+7», «8» и без пробелов система приводит к одному виду.

Шаг 3. Проверьте результат и подключите бота

После загрузки пройдитесь по чек-листу из следующего раздела. Когда данные сошлись, подключите бота студии в Telegram, MAX и ВКонтакте и замените ссылки на запись в соцсетях и на сайте.

Если самим заниматься этим не хочется, есть внедрение под ключ: на странице написано, что запуск занимает три дня. Внедрение под ключ стоит от 30 000 ₽.

Как проверить, что ничего не потерялось

Не принимайте перенос на веру, даже если загрузка прошла без ошибок. Займёт это около часа.

• Количество клиентов. Сравните число строк в файле и число карточек в кабинете. Небольшая разница возможна, если в файле были дубли по одному телефону: система объединяет их в одну карточку.
• Выборочные карточки. Откройте десять случайных клиентов и сверьте телефон, имя и историю визитов с тем, что видно в старой системе.
• Услуги. Проверьте цены и длительности. Длительность определяет, какие окна увидит клиент, поэтому ошибка здесь сразу попадёт в запись.
• Сотрудники. Убедитесь, что все мастера на месте и привязаны к своим услугам.
• Будущие записи. Сверьте записи на ближайшую неделю: дата, время, мастер, клиент.
• Расписание смен. Страница переезда не говорит о сменах, поэтому проверьте их отдельно и при необходимости задайте заново.

Если вы работали одновременно в двух системах, например в YCLIENTS и DIKIDI, выгрузите файл из каждой и загрузите по очереди. Клиенты сверяются по телефону, а повторная загрузка того же файла дублей не создаёт. После каждой загрузки проверяйте результат.

Параллельная работа и переключение

Самый спокойный способ сменить систему: не отключать старую в день переноса. KlikCRM даёт 14 дней бесплатно без привязки карты, и это время можно использовать как репетицию.

1. Загрузите базу и подключите бота, но ссылку на новую запись пока никому не давайте.
2. Прогоните внутри команды несколько тестовых записей, перенос и отмену.
3. Выберите день переключения. С этого дня ссылки в соцсетях, на сайте и в карточках на картах ведут на новую запись.
4. Клиентам отправьте ссылку на нового бота. Записи на будущие даты уже переехали вместе с базой, поэтому повторно записывать никого не нужно.
5. Старую систему держите в режиме просмотра ещё какое-то время, пока не убедитесь, что всё нужное есть в новой.

Главное правило: в один момент времени запись принимается только в одном месте. Две живые системы с разными окнами это самый быстрый путь к накладкам.

Типичные ошибки при переезде

• Выгрузили только клиентов и забыли услуги, сотрудников, будущие записи.
• Не проверили длительности услуг и получили окна, которые не совпадают с реальной работой.
• Оставили старые ссылки на запись в соцсетях и на картах, и клиенты продолжили записываться в прежнюю систему.
• Начали переезд в самый загруженный день недели.
• Не предупредили команду и не показали, где теперь смотреть записи и как подтверждать их кнопками из мессенджера.
• Правили колонки в файле вручную, хотя система распознаёт их сама, а потом искали, куда пропали телефоны.

Как это устроено в KlikCRM после переезда

После загрузки базы вы получаете не просто журнал, а запись через бота. У студии свой бот в Telegram, MAX и ВКонтакте: клиент записывается кнопками или словами, платит предоплату и получает напоминание за сутки с кнопкой подтверждения. Напоминания уходят в мессенджер бесплатно, SMS в системе нет. ИИ-администратор отвечает на вопросы по вашему прайсу и памятке, записывает клиента и передаёт сложное человеку. Подробнее о самой записи: онлайн-запись клиентов.

По деньгам: «Самозанятый» стоит 900 ₽ в месяц для одного специалиста, «Бизнес» 1 900 ₽ для команды без ограничения мастеров, «Про» 4 900 ₽ для сети до пяти адресов. При оплате за год скидка 20 %. Актуальные условия смотрите на странице тарифов.

Что сказать команде и клиентам

Переезд проходит гладко, когда о нём знают все, кого он касается. Команде хватит короткой памятки на одну страницу: где теперь смотреть журнал, как подтверждать и переносить записи кнопками из Telegram или MAX, к кому идти с вопросом. Мастерам и администратору выдайте свои доступы: роли разделены, мастер видит своё расписание, а владелец управляет остальным.

Клиентам достаточно одного сообщения: «Мы переехали на новую запись, вот ссылка на бота». Напишите его в тех каналах, где вы обычно общаетесь с клиентами. Перед этим убедитесь, что ссылка открывается и что на тестовой записи всё приходит так, как вы задумали. Согласие на обработку персональных данных новая система собирает сама при записи, поэтому дополнительные анкеты не нужны.

Что делать, если выгрузка получилась неполной

Бывает, что в файле не хватает части данных или в колонках путаница. Не пытайтесь чинить базу прямо в новой системе. Вернитесь к старой, выгрузите заново и загрузите ещё раз: повторная загрузка того же файла дублей не создаёт, потому что клиенты сверяются по телефону. Если файл собран вручную, проверьте, что в каждой строке есть номер телефона: именно по нему система узнаёт клиента. Для нестандартных случаев, например нескольких файлов из разных систем, лучше написать в поддержку до загрузки, а не после.

Если выбираете между несколькими программами, а не только решаете, как перенести базу, пригодится чек-лист выбора программы для записи клиентов.

Частые вопросы