Онлайн-запись на сайт: виджет, бот или форма — что выбрать

Онлайн-запись на сайт можно сделать тремя способами: поставить виджет, подключить бота в мессенджере или оставить обычную форму заявки. Виджет и бот показывают клиенту живые свободные окна и сразу создают запись. Форма только собирает контакты, а время потом согласует человек. Выбор зависит от того, кто у вас считает свободное время: система или администратор.

Три способа коротко

Это не соревнование: чаще всего они работают вместе, как разные входы в один журнал.

Форма заявки: простой вход с ручной работой

Форма «оставьте телефон, мы перезвоним» самая привычная. Её плюсы реальны: она ставится за минуты, не требует расписания и подходит, когда запись всё равно нужно согласовывать. Свадьба, выездная съёмка, сложная процедура, крупный заказ: тут разговор нужен в любом случае.

Минусы тоже очевидны:

• клиент не видит, какое время свободно, и ждёт ответа;
• администратор перезванивает по каждой заявке, в том числе вечером и в выходные;
• пока вы дозваниваетесь, окно может занять другой клиент;
• нет автоматических напоминаний.

Форма хорошо работает как дополнение для нестандартных случаев, но плохо справляется с потоком обычных записей.

Виджет или кнопка на сайте: запись без выхода со страницы

Виджет вставляется в страницу, а кнопка «Записаться» открывает форму записи. Клиент выбирает услугу, видит свободное время и подтверждает. Запись сразу попадает в журнал.

Что проверить при выборе виджета:

1. Считает ли он время с допами и паузами, а не показывает «слот в час» для любой услуги.
2. Общее ли расписание с остальными каналами. Если виджет живёт отдельно от бота, двойных записей не избежать.
3. Как выглядит на телефоне. Многие клиенты открывают сайт именно с телефона, поэтому проверьте запись на маленьком экране.
4. Что происходит после записи: уведомление вам, напоминание клиенту, возможность перенести.
5. Насколько просто поставить. В KlikCRM кнопка «Записаться» подключается одной строкой кода.

Бот: запись там, где клиент уже общается

Бот в мессенджере решает другую задачу. Клиент не заходит на сайт, а нажимает «Записаться» в чате или пишет словами. Преимущество в том, что после записи диалог остаётся: туда же приходят подтверждение, напоминание, кнопки переноса и отмены, оплата и вопросы.

Ограничения бота тоже нужно знать. Клиенту нужен мессенджер (в KlikCRM это Telegram, MAX или ВКонтакте), а бизнесу нужно один раз подключить бота и объяснить клиентам, где его искать. Поэтому ссылку на бота обычно ставят на сайт, в шапку профиля и в карточку на картах. Как собрать бота в трёх мессенджерах, описано в статье бот для записи клиентов в Telegram, MAX и ВКонтакте.

Как выбрать: короткий чек-лист

Ответьте на пять вопросов.

1. Сколько записей в день приходит стандартных? Если большинство однотипные, нужен виджет или бот. Если каждая индивидуальная, оставьте форму.
2. Кто принимает запись вечером и в выходные? Если никто, нужен вариант, где клиент записывается сам.
3. Откуда идут клиенты? Если из соцсетей и мессенджеров, поставьте бота. Если с поиска и сайта, добавьте кнопку.
4. Нужны ли напоминания? Они удобнее там, где у клиента уже есть чат с бизнесом.
5. Есть ли общее расписание? Если нет, любой второй канал создаст двойные записи.

Если ответы разные, это нормально: подключите два входа в одно расписание. В статье онлайн-запись клиентов: пошаговая инструкция описано, что подготовить до запуска.

Три сценария: что поставить в вашем случае

Один мастер, клиенты приходят из соцсетей. Достаточно бота и страницы записи по ссылке. Ссылку ставите в шапку профиля, а сайт, если он есть, получает кнопку «Записаться». Администратора нет, поэтому важно, чтобы клиент мог перенести и отменить запись сам.

Студия или салон с сайтом и администратором. Нужны кнопка на сайте и бот, оба в одно расписание. Администратор принимает звонки и вносит записи вручную в тот же журнал, а сложные услуги идут заявкой с подтверждением. Здесь важнее всего, чтобы ручная запись закрывала время в боте и на сайте так же, как запись клиента.

Бизнес, где почти всё индивидуально. Свадебная съёмка, выездная работа, крупный проект. Тут оставляйте форму или бота в режиме «только по заявке»: бот соберёт пожелания, а дату вы согласуете сами. Стандартные услуги при этом можно оставить для самостоятельной записи.

Как проверить, что запись на сайте работает

Перед запуском сделайте три пробные записи с телефона, не из кабинета администратора:

1. На самое ближайшее свободное время. Проверьте, что оно действительно свободно в журнале.
2. На услугу с допом. Проверьте, что окно подобрано с учётом добавленного времени.
3. На время, которое уже занято вручную (например, обед или уборка). Система не должна его предлагать.

Затем перенесите одну пробную запись и отмените другую. Освободившееся время должно снова стать доступным. Если хотя бы один пункт не прошёл, значит расписание на сайте и в журнале считается по-разному, и это нужно исправить до того, как придут настоящие клиенты.

Отдельно посмотрите, что видит клиент после записи. Хороший признак: подтверждение пришло сразу, из него понятно, куда и когда приходить, а перенести или отменить можно по кнопке, не звоня.

Типичные ошибки при подключении записи на сайт

• Виджет без связи с журналом. Запись приходит письмом, а администратор переносит её вручную.
• Форма на сайте и бот в мессенджере живут отдельно. Одно окно получают двое.
• Нет согласования для сложных услуг. Клиент сам «подтвердил» съёмку, которую нужно обсуждать.
• Ссылка спрятана. Кнопка записи в подвале страницы, а на главной только телефон.
• Нет меток. Вы не знаете, какой канал приводит записи.

Как это устроено в KlikCRM

В KlikCRM запись можно принимать пятью способами: свой бот в Telegram и MAX, мини-приложение записи в сообществе ВКонтакте, кнопка «Записаться» на сайте одной строкой кода, страница записи по ссылке и ссылка в карточке организации на Яндекс Картах и 2ГИС. У всех входов одно расписание, потому что время считается одним расчётом.

Клиент видит только те окна, в которые помещается вся запись целиком: с допами, паузами между записями и сменами сотрудников. Если услугу нужно согласовать, запись приходит администратору заявкой с кнопками «Подтвердить» и «Предложить другое время». Ссылку на запись можно разметить метками, тогда в записи видно, откуда пришёл клиент.

После записи клиенту приходят напоминания в мессенджер, а владелец и администратор получают уведомления и могут подтвердить, перенести или отменить запись прямо из бота. Подробнее про устройство журнала: журнал записи. Цены на странице тарифов: онлайн-запись входит в любой тариф от 900 ₽ в месяц, первые 14 дней бесплатно.

Итоги

Для запроса «запись клиентов онлайн» нет одного правильного ответа, но есть правило: клиент должен видеть живое свободное время, а все входы должны смотреть в одно расписание. Форму оставьте для случаев, где нужен разговор. Виджет добавьте для тех, кто пришёл с сайта. Бота поставьте там, где клиент уже общается с вами.

Частые вопросы