Как организовать онлайн-запись клиентов: пошаговая инструкция

Онлайн-запись клиентов организуется в четыре шага: описать услуги и график, выбрать место, где клиент будет записываться, подключить расписание, которое само считает свободные окна, и разместить ссылку там, где клиенты вас уже находят. Главное требование одно: у всех каналов записи должно быть общее расписание, иначе двойные записи неизбежны.

С чего начать: что подготовить до выбора программы

Выбирать сервис онлайн записи клиентов проще, когда у вас на руках есть четыре вещи.

1. Прайс с длительностью. Не просто «маникюр 1500 ₽», а «маникюр, 90 минут». Именно длительность определяет, какие окна можно показать клиенту.
2. Допы. Что можно добавить к основной услуге и сколько времени это занимает. Допы удлиняют запись, поэтому их нужно спрашивать до выбора даты.
3. График. Кто и когда работает, где перерывы, нужна ли пауза между записями на уборку или подготовку.
4. Правила. До какого срока клиент может перенести или отменить запись сам, нужна ли предоплата, какие услуги вы подтверждаете вручную.

Если эти четыре пункта записаны, настройка любой системы занимает часы, а не недели. Если нет, любая программа покажет клиентам неверные окна.

Тетрадь, таблица, мессенджер или программа

Прежде чем покупать программу для записи клиентов, честно взвесьте варианты. Для части бизнесов хватает простого.

Тетрадь и таблица работают, пока запись идёт через одного человека. Проблемы начинаются, когда записей принимают двое: например, администратор по телефону и вы в мессенджере. Тогда нужен единый источник, который знает, что окно уже занято.

Подробнее про сравнение бумажного и электронного журнала мы писали в статье журнал записи: тетрадь, таблица или программа.

Шаг 1. Заведите услуги и расписание

В любой системе онлайн записи сначала заводятся услуги: название, длительность, цена, допы. Затем расписание: смены сотрудников, выходные, перерывы. Хорошая программа умеет больше простого «слот в 60 минут»:

• учитывать допы, которые добавляют время;
• держать паузу между записями;
• считать занятость ресурса (кресло, кабинет, зал), если он один на несколько мастеров;
• принимать в расчёт внешний календарь мастера.

Проверьте это на вашем самом сложном случае. Например, комплексная услуга из двух этапов, где кресло нужно только на втором. Если система не умеет, вы будете закрывать окна вручную.

Шаг 2. Выберите, где клиент будет записываться

Каналов может быть несколько, и все они должны вести в одно расписание:

• бот в мессенджере: клиент нажимает кнопки или пишет словами;
• страница записи по ссылке: удобно для шапки профиля, визитки, рассылки;
• кнопка «Записаться» на сайте;
• ссылка в карточке организации на картах.

Ссылку полезно размечать метками, тогда вы увидите, откуда пришёл клиент. Если вы выбираете между виджетом на сайте, ботом и формой, сравнение есть в статье онлайн-запись на сайт: виджет, бот или форма.

Шаг 3. Настройте правила переноса, отмены и оплаты

Это место, где чаще всего возникают споры с клиентами, поэтому правила стоит записать до запуска:

• срок, до которого клиент может перенести или отменить запись без звонка;
• нужна ли предоплата и в каком размере;
• что происходит с неподтверждённой записью;
• какие услуги требуют согласования администратором.

Когда правила встроены в запись, клиент видит их в момент выбора, а не после конфликта. Подробнее про оплату: предоплата при записи.

Шаг 4. Разместите ссылку и проверьте путь клиента

Пройдите запись сами глазами клиента, с телефона и без подсказок. Три вопроса:

1. Понятно ли, что нажимать на первом экране?
2. Видны ли услуги с ценой и длительностью?
3. Что приходит после записи: подтверждение, напоминание, возможность перенести?

Разместите ссылку в профиле соцсетей, на сайте, в карточках на картах, в подписи мессенджера. Одну ссылку проще запомнить и проще проверять.

Чек-лист перед запуском

Прежде чем отправлять ссылку клиентам, пройдитесь по списку:

• в системе заведены все услуги, у каждой указана длительность;
• допы привязаны к тем услугам, к которым их можно добавить;
• у каждого сотрудника заполнены смены, выходные и перерывы;
• если один кабинет или кресло делят несколько мастеров, это учтено как общий ресурс;
• настроены сроки переноса и отмены;
• вы знаете, где увидите новую запись: в журнале, в мессенджере или в обоих местах;
• пробная запись сделана с чужого телефона и дошла до журнала;
• в профиле, на сайте и в карточке на картах стоит одна и та же ссылка.

Самый полезный пункт последний. Часто ссылка в одном месте ведёт на старую форму, и клиенты продолжают записываться мимо общего расписания.

Что делать, если записью занимаются несколько человек

Пока записывает один человек, любой способ работает. Когда появляется администратор, мастера и несколько каналов, нужны правила доступа. Администратору нужен весь журнал, мастеру только его колонка, владельцу сводка по всем. Ещё важно, чтобы запись, которую администратор внёс вручную, так же закрывала время в боте и на сайте, как и запись самого клиента. Если программа этого не делает, вы получите то же самое двоение, только с красивым интерфейсом.

Типичные ошибки

• Показывать «окна» без учёта допов. Клиент выбирает услугу с допом на час, а окно на сорок минут.
• Несколько расписаний. Бот работает отдельно от журнала, и администратор вносит записи руками в два места.
• Нет подтверждения для сложных услуг. Свадебную или выездную съёмку, услугу со стилистом нельзя записывать автоматически, её нужно согласовать.
• Забыли про тех, кто не дозаписался. Человек начал запись и ушёл. Если система показывает такие брошенные записи, вы можете вернуться к клиенту сами.
• Тестируют только администратор. Реальный клиент проходит путь иначе, поэтому первую запись попросите сделать знакомого.

Как это устроено в KlikCRM

KlikCRM даёт каждому бизнесу своего бота в Telegram, MAX и ВКонтакте, страницу записи по ссылке, кнопку для сайта одной строкой кода и ссылку для карточек на Яндекс Картах и 2ГИС. Все каналы работают с одним расписанием.

Что происходит при записи:

1. Клиент выбирает услугу. Если у неё есть допы, бот предлагает их до выбора даты.
2. Показываются только окна, куда помещается вся запись целиком: с допами, перерывами и сменами сотрудников.
3. Клиент называет имя и делится номером одной кнопкой, SMS не нужны. Согласие на обработку персональных данных собирается автоматически.
4. Запись появляется в журнале, владельцу или администратору приходит уведомление в мессенджер. Подтвердить, перенести или отменить можно прямо из бота.
5. Накануне клиент получает напоминание с кнопками «Подтверждаю», «Перенести», «Отменить».

Если услуга требует согласования, запись приходит заявкой. Если включена предоплата, окно держится на время оплаты. Клиент может сам перенести или отменить запись кнопкой, в рамках сроков, которые задали вы.

Подключить бота можно по инструкции примерно за десять минут или заказать настройку под ключ. Онлайн-запись входит в любой тариф, цены на странице тарифов: от 900 ₽ в месяц, первые 14 дней бесплатно.

Итоги

Онлайн-запись начинается не с выбора программы, а с четырёх готовых вещей: прайс с длительностью, допы, график и правила. После этого достаточно одного расписания на все каналы и ссылки, которую легко найти. Если вы хотите сравнить подходы к записи по каналам, начните со статьи про виджет, бот и форму. Если выбираете между журналами, сравните тетрадь, таблицу и программу по тем же критериям.

Частые вопросы