Бот для записи клиентов: как сделать в Telegram, MAX и ВКонтакте

Бот для записи клиентов в мессенджере работает так: клиент открывает чат бизнеса, нажимает «Записаться», выбирает услугу и свободное время, оставляет имя и телефон, и запись появляется в журнале. Владелец получает уведомление, накануне клиент получает напоминание. Сделать такого бота можно в Telegram, MAX и ВКонтакте на одном расписании, и для этого не нужно писать код.

Что должен уметь бот для записи

Многие боты на практике оказываются простой анкетой. Рабочий бот для записи клиентов должен уметь следующее:

1. Показывать только реально свободное время. Не слоты «в среднем», а окна, куда помещается вся запись с допами и перерывами.
2. Принимать запись в любое время. Ночью и в выходные, пока администратор не отвечает.
3. Работать с одним расписанием. Если бот живёт отдельно от журнала, запись приходится переносить вручную.
4. Давать клиенту переносить и отменять запись кнопкой, по вашим правилам.
5. Присылать уведомление вам. Владелец или администратор видит новую запись сразу.
6. Собирать согласие на обработку персональных данных. Это требование 152-ФЗ, и вручную о нём легко забыть.

Если какого-то пункта нет, это не значит, что бот плохой, но значит, что часть работы останется на вас.

Telegram, MAX или ВКонтакте: где ставить бота

Выбирайте мессенджер по тому, где у вас клиенты. Три практических замечания:

• Telegram удобен тем, что бот привычен, а клиент записывается кнопками или словами. Подходит как основной канал для многих сфер услуг.
• MAX это ещё один мессенджер, где часть ваших клиентов уже есть, и запись там даёт им привычный вход. Кнопку мини-приложения в KlikCRM студия включает по нашей инструкции.
• ВКонтакте подходит, если сообщество уже есть и клиенты привыкли писать туда. Подключение идёт одним ключом, запись доступна как мини-приложение.

Необязательно выбирать один. Если расписание общее, бот может работать во всех трёх, а клиента система узнаёт по номеру телефона в любом мессенджере. Тогда двойной записи не будет, а клиент не потеряет свою историю, зайдя из другого чата.

Пошагово: как сделать бота для записи

Шаг 1. Подготовьте услуги и график

Нужны название услуг, длительность, цена, допы, смены сотрудников. Это те же исходные данные, что и для любой онлайн-записи, подробный список есть в статье как организовать онлайн-запись клиентов.

Шаг 2. Подключите бота к программе записи

Отдельно создавать бота и пытаться связать его с таблицей сложно и хрупко. Проще взять программу, где бот и журнал устроены как одна система. В KlikCRM у каждого бизнеса свой бот в Telegram, MAX и ВКонтакте, и подключается он в кабинете по пошаговой инструкции: примерно десять минут. Если не хочется разбираться самому, настройку можно заказать под ключ.

Шаг 3. Настройте правила

Задайте срок, до которого клиент может перенести или отменить запись сам, решите, нужна ли предоплата, отметьте услуги, которые вы подтверждаете вручную. Правила работают внутри бота, и клиент видит их в момент записи.

Шаг 4. Пройдите запись глазами клиента

Сделайте пробную запись из личного мессенджера, не из аккаунта владельца. Проверьте, что бот показывает верные услуги и цены, что окна соответствуют журналу, что подтверждение пришло и запись видна у вас.

Шаг 5. Разместите ссылку

Ссылку на бота ставят в шапку профиля соцсетей, на сайт, в карточки организации на Яндекс Картах и 2ГИС, в подпись и визитки. Ссылку размечают метками, тогда видно, какой канал приводит клиентов.

Как проходит запись у клиента

Типовой путь в боте выглядит так:

1. Клиент открывает бота и нажимает «Записаться» либо пишет своими словами.
2. Выбирает раздел прайса и услугу.
3. Если у услуги есть допы, бот предлагает их до выбора даты: допы добавляют время.
4. Выбирает день и время из свободных окон.
5. Называет имя и делится телефоном одной кнопкой, если бот его ещё не знает.
6. Проверяет сводку и подтверждает. Если включена предоплата, следом приходит кнопка оплаты.

Для повторной записи достаточно пары нажатий: бот помнит имя и телефон. Можно записать другого человека («Записываю не себя»). В разделе «Мои записи» запись переносится или отменяется кнопкой.

Кнопки или свои слова: два типа ботов

Кнопочный бот ведёт клиента по шагам. Он предсказуем и подходит, когда услуги понятны. Его ограничение: на вопрос вне сценария он не ответит, например «а можно с собакой» или «чем ваш гель отличается».

ИИ-администратор отвечает своими словами. Он опирается только на то, что знает бизнес: прайс, расписание и памятку. Что не знает, передаёт человеку. В KlikCRM это опция с отдельной ценой: на странице тарифов указаны варианты по количеству обращений. Подробнее о различиях в статье про чат-ботов в MAX для бизнеса и на странице ИИ-администратора.

Универсального ответа нет. Для понятного прайса часто хватает кнопок. Если клиенты задают много вопросов в переписке, а записываются после ответа, полезнее бот, который умеет разговаривать.

Что видит владелец и как с этим работать

Бот нужен не только клиенту. Владельцу и администратору важно, чтобы работа с записями не требовала открывать компьютер.

Новая запись приходит сообщением, и её можно подтвердить, отменить, перенести или предложить другое время кнопкой. Если клиент задал вопрос, вы отвечаете на это сообщение, и ответ уходит клиенту. Вечером можно закрыть визиты: отметить, кто пришёл, а кто нет. От этих отметок зависит, как считаются выручка и неявки, поэтому их лучше не откладывать.

Если вы не уверены, что бот отвечает верно, проверьте его до запуска. В KlikCRM для этого есть песочница и раздел с вопросами, на которые стоит посмотреть ответы бота, прежде чем показывать его клиентам.

Бот и человек: где проходит граница

Бот не заменяет администратора: он принимает типовые записи и отвечает на типовые вопросы, а нестандартное передаёт человеку. Заранее решите, что относится к нестандартному: сложное согласование, жалоба, индивидуальный заказ. Для таких случаев пригодится кнопка «Задать вопрос» и возможность передать разговор администратору, а затем вернуть его боту. Если включён ИИ-администратор и живой администратор молчит полчаса, в KlikCRM бот отвечает сам.

Типичные ошибки при запуске бота

• Бот не связан с журналом. Записи приходят в чат, и администратор переносит их руками.
• Нет согласия на обработку данных. Его нужно собирать при записи, а не «потом разберёмся».
• Бот показывает старый прайс. Прайс обновили в журнале, а в боте остался прежний.
• Нет уведомлений владельцу. Запись создалась, но вы о ней не знаете.
• Бот молчит на нестандартный вопрос. Клиент уходит, не получив ответа. Нужна передача человеку.
• Ссылку никто не видит. Бот готов, но в профиле и на сайте его нет.

Как это устроено в KlikCRM

В KlikCRM бот подключён к журналу, расписанию, напоминаниям и оплате. Клиент записывается кнопками или словами, а голосовое сообщение бот расшифровывает и показывает, как понял, чтобы клиент мог поправить. Для общения со студией есть кнопка «Задать вопрос»: вопрос приходит владельцу, ответ возвращается клиенту, и бот запоминает его для похожих вопросов после вашего подтверждения.

Владелец и администратор получают новые записи в мессенджер с кнопками «Подтвердить», «Отменить», «Предложить другое время», «Перенести». В меню бота: «Новые записи», «Сегодня», «Завтра», «Расписание», «Закрыть визиты». Увидеть, как это выглядит, можно в демо-боте в MAX на вымышленной студии «Кадр»: данные в нём демонстрационные.

Для старта есть общий бот KlikCRM, который работает 7 дней, пока вы не подключили своего. Оплата идёт напрямую вам через Робокассу или Prodamus. Подробности и цены на странице тарифов: запись входит в любой тариф от 900 ₽ в месяц, первые 14 дней бесплатно без привязки карты.

Итоги

Бот для записи полезен, когда он связан с реальным расписанием, а не лежит рядом с ним. Выбирайте мессенджер по аудитории, подключайте бота к журналу, задавайте правила переноса и проверяйте путь глазами клиента. Если клиенты часто задают вопросы, подумайте об ИИ-администраторе: он отвечает по вашим данным, а сложное передаёт вам.

Частые вопросы