CRM и онлайн-запись для барбершопа

Барбершопу нужна программа, которая принимает запись к конкретному барберу, считает окно под всю услугу вместе с бородой и допами и напоминает клиенту о визите. Если эти три вещи работают, остальное можно подключать по мере роста. Тяжёлая CRM с десятками разделов в барбершопе чаще всего не нужна: барбер стрижёт, а не заполняет карточки.

Что у барбершопа устроено иначе, чем у салона

Услуги короткие, их много, а поток плотный. Пятница, вечер, два кресла: одно пропущенное окно в самое дорогое время видно сразу. Поэтому в барбершопе особенно важны несколько вещей.

• Запись к своему барберу. Клиенты привязаны к мастеру и ждут именно его.
• Окно под комбинацию. Стрижка, борода, камуфляж седины: время суммируется, и записывать надо под весь визит.
• Вечерние окна. Здесь чаще всего возникают неявки и опоздания.
• Очередь без записи. Часть клиентов приходит с улицы.
• Администратора часто нет. Барбер сам смотрит записи в телефоне.

Для частных барберов и небольших залов обычно хватает бота записи и журнала. Подробнее про формат записи в мессенджере: бот для записи клиентов.

Тетрадь, мессенджер, таблица или программа

Честное сравнение вариантов.

Если барбершоп маленький и записей мало, тетрадь вполне работает. Программа нужна тогда, когда ответ на вопрос «есть ли место сегодня вечером» занимает у вас больше времени, чем сама стрижка.

Онлайн-запись для барбера: как она устроена

Клиент пишет боту словами или нажимает кнопки: выбирает услугу, потом барбера или «любой свободный», затем допы и время. Допы бот предлагает до выбора даты, потому что каждый добавляет минуты. Окна показываются только те, куда помещается вся запись: например, стрижка с бородой и камуфляжем это 100 минут плюс перерыв на уборку кресла. После подтверждения запись попадает в журнал, а барбер получает сообщение в Telegram или MAX с кнопками «перенести», «отменить», «написать клиенту».

Детская стрижка заводится отдельной услугой со своей длительностью. Если клиент просит «заодно сына», это две записи подряд, а не одна растянутая: у барбера в журнале видно два визита.

Бот спрашивает у клиента барбера, и постоянному клиенту его барбер предлагается первым: система видит по истории, к кому человек ходит. Рядом есть вариант «любой свободный», он собирает окна всех, кто в смене.

Автоматизация записи барбершопа: что делать с вечерними окнами

Вечер после шести обычно заполнен до отказа, поэтому здесь теряется больше всего. Есть три инструмента, которые работают вместе.

1. Напоминание за сутки с кнопкой «Подтверждаю». Неподтверждённую запись можно снимать автоматически, чтобы окно вернулось в продажу утром, а не в шесть вечера.
2. Предоплата не на всё. Её можно включить только для вечерних окон, для новых клиентов или для длинных услуг и не трогать постоянных. Размер процентом или фиксированной суммой. Пока клиент платит, окно держится за ним.
3. Лист ожидания. Кто хотел на вечер и не влез, получит сообщение, когда окно освободится.

Эти механизмы не гарантируют, что клиент придёт, но дают ему ясное правило и вам возможность вовремя заметить, что запись под вопросом. Подробнее о предоплате: предоплата при записи.

Опоздания и неявки

Правило пишется один раз в памятке барбершопа, например «опоздание больше 15 минут: стрижка без бороды». Клиент видит его дважды: в подтверждении записи и в напоминании за сутки, то есть заранее, а не в дверях. Между визитами стоит буфер на уборку кресла, поэтому небольшое опоздание не роняет весь вечер. Если человек не пришёл, визит закрывается «не пришёл», отметка остаётся в карточке, а неявки и отмены собираются в отчёт.

Очередь, абонементы, лояльность

• Живая очередь. Талоны выдаются с экрана администратора или барбера: видно, кто ждёт, кто в кресле и у кого. Очередь живёт днём и обнуляется на следующий. Запись по времени остаётся рядом.
• Абонемент. Вы собираете его сами: например, четыре или десять стрижек, цена, срок и услуги. Клиент покупает его прямо в чате, визиты списываются, остаток видят и он, и вы.
• «Пятая стрижка в подарок». Это карта лояльности «скидка на N-м визите»: визиты считаются автоматически.
• Подарочные сертификаты. Продаются в чате, есть макет PDF и учёт остатка.

Возврат клиентов

Стрижка отрастает по графику, а клиент возвращается по настроению. В KlikCRM для барбершопа при регистрации ставится срок 28 дней: это одна настройка в днях для всего барбершопа, вы меняете её под себя. Бот пишет клиенту, когда срок подходит. Раздел «кого пора вернуть» считает ритм каждого клиента по его собственным визитам, поэтому тот, кто ходит раз в три недели, будет виден раньше. Вручную такие сообщения отправляются с «Бизнеса», автоматически на «Про».

Если нет администратора

Так работает большая часть небольших барбершопов. Новая запись приходит барберу сообщением в Telegram или MAX с услугой, временем и клиентом. Кабинет ставится на телефон как приложение с уведомлениями. Барбер видит своё расписание и может подписать его на календарь. Отвечать клиентам обычно не нужно: на типовые вопросы о времени работы, цене, детях и свободных окнах отвечает ИИ-администратор по вашему прайсу и памятке. Чего он не знает, пересылает вам, запоминает ваш ответ и в следующий раз отвечает сам. Сложные случаи он передаёт человеку.

Сеть барбершопов и уход барбера

На «Про» до пяти адресов в одном аккаунте: у каждой точки свои барберы, расписание и журнал, есть сводка по выручке и визитам. Больше пяти точек делаем индивидуально.

Если барбер уходит, база остаётся в кабинете барбершопа. Доступа к деньгам и аналитике у барбера нет, а сам доступ отключается в один клик. Записи ушедшего переносятся на другого, и клиентам можно написать самим.

Чего в KlikCRM нет

• Одной услуги с ценами «по уровню мастера» нет: «стрижка» и «стрижка у топ-барбера» заводятся двумя услугами.
• Срок возврата один на барбершоп, по каждой услуге отдельно не задаётся.
• Фискализацию мы не делаем: чеки идут через Робокассу, а за деньги на месте система напоминает выбить чек.

Чек-лист выбора программы для барбершопа

1. Можно ли записать клиента к конкретному барберу и к любому свободному.
2. Считает ли система одно окно под стрижку, бороду и допы вместе.
3. Можно ли включить предоплату только на вечерние часы или для новых клиентов.
4. Есть ли напоминание с подтверждением и что оно стоит.
5. Умеет ли программа живую очередь, если у вас много клиентов без записи.
6. Как заводятся абонементы и карта лояльности.
7. Что видит барбер в своём кабинете и чего не видит.
8. Остаётся ли база у вас, если мастер уходит.
9. Как переносятся данные из прежней системы: у нас клиентов, услуги, мастеров и записи можно загрузить файлом из YCLIENTS, DIKIDI, Altegio или таблицы.
10. Сколько стоит программа при вашем числе барберов сейчас и через год.

Первые пять пунктов определяют, станет ли запись удобнее. Остальные про то, не придётся ли менять программу через полгода.

Сколько стоит

«Самозанятый» 900 ₽ в месяц для одного барбера, «Бизнес» 1 900 ₽ для команды без ограничения мастеров, «Про» 4 900 ₽ для сети. За год скидка 20 %. Есть 14 дней бесплатно без привязки карты. Подробнее на странице тарифов, а пример записи по шагам смотрите на странице барбершопа. Как работают напоминания клиентам, описано на странице напоминаний.

Частые вопросы