Подарочные сертификаты и абонементы: как учитывать в программе

Учёт сертификатов и абонементов сводится к четырём вещам: у каждого есть уникальный номер, понятный остаток, срок действия и история погашений. Если эти четыре поля у вас всегда под рукой и их нельзя переписать задним числом, формат не так важен: подойдёт и тетрадь. Программа нужна, когда продаж становится много, продают в нескольких местах, а клиенты записываются по сертификату сами.

Что нужно знать про каждый сертификат

Сертификат это обязательство студии: деньги вы уже получили, а услугу ещё не оказали. Поэтому по нему нужно видеть:

• Номер. Уникальный, чтобы нельзя было погасить один и тот же сертификат дважды.
• Номинал или состав. Сумма в рублях или конкретная услуга. Это разные вещи: на сумму можно выбрать что угодно, а «фотосессия на 60 минут» это фиксированная услуга.
• Срок действия. Когда сертификат выпущен и до какого числа действует.
• Покупатель и получатель. Платит один человек, приходит другой. Контакты получателя нужны, чтобы подтвердить сертификат при записи.
• Остаток и история. Сколько списано, когда и по какому визиту.
• Статус оплаты. Особенно если сертификат продают вручную, на кассе или переводом.

Про юридическую сторону (как сертификат отражается в бухгалтерии и что считается выручкой) лучше поговорить с вашим бухгалтером: это зависит от системы налогообложения и от того, как вы оформляете продажу.

Учёт сертификатов: тетрадь, таблица или программа

Честно сравним три варианта.

Главный риск тетради и таблицы одинаков: сертификат погашают, а запись об этом забывают сделать. Через месяц с таким же номером приходит второй человек, и вы выясняете отношения с клиентом, а не с таблицей. Если это уже случалось, значит, пора переходить на систему, где погашение привязано к визиту.

Абонементы: что считать

Абонемент это несколько визитов по фиксированной цене, например «детская съёмка на 5 раз» или «десять сеансов массажа». Для него важны другие поля:

1. Сколько визитов куплено и сколько осталось.
2. На какие услуги он действует. Абонемент на одну услугу нельзя потратить на другую.
3. Срок: многие студии делают абонементы с ограничением, но бывают и бессрочные.
4. Когда списывается визит: при записи или после того, как клиент пришёл. Второй вариант честнее, потому что клиент мог не прийти.
5. Что делать, если у человека два абонемента. Логично сначала тратить тот, срок которого заканчивается раньше.

Типичная ловушка: администратор списывает визит «в уме», а клиент через месяц уверен, что у него осталось три занятия, а по записям осталось два. Остаток должен быть виден и вам, и клиенту.

Программа для абонементов: на что смотреть

Когда выбираете программу для абонементов или систему учёта абонементов, проверьте короткий список:

• Остаток виден клиенту без звонка администратору.
• Визит списывается автоматически при закрытии записи, а не отдельным действием.
• Абонемент можно ограничить услугами и сроком.
• Продажа проходит с онлайн-оплатой, чтобы не ждать перевода и скриншота.
• История изменений сохраняется: кто и когда списал.

Если нужны ещё и подарочные сертификаты, убедитесь, что они в той же системе, а не в отдельной таблице рядом. Две базы быстро расходятся.

Как это устроено в KlikCRM

Мы описываем механику, а не обещаем результат, поэтому по шагам.

Сертификат в чате. В боте студии есть кнопка «Оформить сертификат» (её можно поставить и на сайт). Покупатель выбирает услугу, цена видна сразу на кнопке, дополнительные услуги бот предлагает по шагам. Оплата картой идёт через Робокассу, деньги приходят напрямую студии. После оплаты бот спрашивает пожелание, подпись «от кого» и данные получателя, показывает черновик с кнопками «Всё верно» и «Исправить», а затем присылает PDF формата A4. Макет можно загрузить свой, тогда поверх него впишутся данные.

Погашение и остаток. В кабинете есть список сертификатов: номер, номинал и остаток, срок, кто купил и кому подарили. Если визит по сертификату закрыт, он гасится. Если клиент не пришёл или запись отменили, сертификат снова действует. Частичное списание возможно в пределах остатка. Для продажи на кассе есть ручной выпуск со своим кодом.

Срок. По умолчанию три месяца, срок задаёт студия. Напоминания о сгорающих сертификатах включаются по желанию: получатель получает сообщение за 14, 7, 5, 3 и 1 день до конца, а владельцу по понедельникам приходит список тех, что сгорают на этой неделе.

Получатель записывается сам. Через QR-код на макете или кнопку «У меня есть сертификат» в боте: номер, телефон, затем выбор даты не позже конца срока. Заявка уходит администратору на подтверждение, после чего запись появляется в журнале как оплаченная сертификатом.

Абонементы. Продаются в боте в Telegram и MAX и на странице записи, с онлайн-оплатой. Клиент видит остаток вроде «осталось 3 из 5», визит списывается, когда вы закрываете запись. Подробности про сертификаты и абонементы собраны на странице Сертификаты и абонементы.

Ограничение стоит назвать прямо: для фотостудий продажа сертификатов включается готовым шаблоном, для других форматов нужно написать на info@klikcrm.ru, и их включат отдельно. Сколько стоит работа в целом, смотрите на странице тарифов.

Бумажный или электронный сертификат

Многие студии продают оба формата, и это нормально: электронный удобен, когда подарок нужен сегодня и покупатель далеко, а бумажный в конверте нужен для вручения лично. Для учёта разницы нет, если у обоих одинаковые номер и срок. В KlikCRM после оплаты в чат приходит PDF, копия уходит на почту, если покупатель её оставил, а бумажный вариант печатается по желанию студии: бот спросит, нужно ли вложить сертификат в конверт, и предложит самовывоз или курьера. Администратор при этом получает задание на печать, и ничего не нужно набирать вручную.

Отдельно подумайте о том, что видит получатель. Страница сертификата не должна показывать цену: это подарок, и сумма в первую очередь касается дарителя. Получателю важно понять, что входит, до какого числа действует и как записаться.

Типичные ошибки

• Нет срока. Сертификат без даты окончания превращается в бессрочное обязательство.
• Один номер на два сертификата или номера нет вовсе.
• Остаток считают «на глаз», а не по списаниям.
• Покупатель вписал неверное имя получателя, а исправить уже нельзя. Поэтому полезен черновик перед выпуском.
• Сертификат продан, но в журнал визит по нему попал как обычная оплата, и сертификат остался «живым».
• Продажи идут в разных местах (касса, чат, сайт), а учёт в одном блокноте.

Чек-лист перед выбором

1. Сколько сертификатов и абонементов вы продаёте в месяц и кто их продаёт.
2. Где покупатель их оформляет: на месте, в чате, на сайте.
3. Видит ли клиент остаток и срок.
4. Гасится ли сертификат автоматически при закрытии визита.
5. Что происходит при отмене записи или неявке.
6. Можно ли выгрузить данные, если потом решите сменить систему.

Если вы ещё присматриваетесь к формату учёта в целом, посмотрите, как мы сравниваем способы вести записи в статье Журнал записи клиентов: тетрадь, таблица или программа. А если вопрос в оплате заранее, он разобран в материале Предоплата при записи. Журнал и запись описаны на странице журнала.

Частые вопросы