Массаж и SPA: запись, курсы процедур и сертификаты

Хорошая программа для массажа и SPA решает четыре задачи: принимает запись, пока специалист в кабинете, не ставит двух клиентов в одну комнату, ведёт курсы с остатком сеансов и продаёт подарочные сертификаты. Если она умеет это, остальное, от напоминаний до отзывов, вторично. Ниже разбираем, на что смотреть, как устроить запись и где у любой системы есть границы.

Чем массажу и SPA нужна своя логика записи

Сеанс идёт час или полтора. Телефон на беззвучном, в кабинете тишина. Человек звонит один раз, не дожидается ответа и записывается туда, где ответили сразу. К концу смены четыре пропущенных звонка и ни одной записи.

К этому добавляется специфика самого бизнеса:

• кабинеты и кушетки, которых ограниченное число;
• программы на двоих, где занято сразу два кабинета и два специалиста;
• уборка и смена белья между клиентами;
• курсы, которые продаются одним платежом и расходуются по сеансам;
• подарочные сертификаты, которые покупают на праздники.

Универсальная запись «время и мастер» с этим справляется плохо.

Онлайн-запись для массажиста: что проверить

Пройдитесь по списку. Если пунктов нет, запись будет работать вхолостую.

1. Кабинет как ресурс. Два кабинета означают две одновременные записи. Третью система ставить не должна, даже если третий массажист свободен. Так же заводятся кушетка, стол, душ и аппарат.
2. Технический перерыв на услугу. После обёртывания 30 минут, после массажа рук 10. Следующему клиенту это время не показывается.
3. Допы до выбора времени. Аромамасло, продление на 30 минут, скраб добавляют минуты. Окно должно подбираться с их учётом.
4. График сменами и циклами. Специалист работает 2/2, у другого свои дни. Отпуска и выходные убираются из расписания.
5. Выезд. Для выездного массажа система спрашивает адрес при записи, запоминает его и не переспрашивает во второй раз.
6. Подтверждаемые записи. Выезд и сложные программы удобнее ставить заявкой, чтобы успеть спланировать дорогу.

Курсы: как не дать им заглохнуть

Курс из десяти сеансов продан, деньги получены, а клиент сходил четыре раза и пропал. Позвонить некому, а к следующему курсу он уже не придёт.

Что можно сделать механикой, а не памятью администратора:

• хранить курс как абонемент: число визитов, цена, срок, услуги, на которые он действует;
• списывать визиты при закрытии «пришёл»;
• показывать остаток и клиенту, и администратору;
• звать на следующий сеанс, когда подходит срок.

Бумажная тетрадь с галочками тут держится на дисциплине. Таблица справляется, пока курсов несколько. Когда их десятки, нужна программа, где остаток привязан к карточке клиента.

Программы на двоих и подарочные сертификаты

Пара в двух кабинетах

Программа на двоих устроена, как в жизни: две записи на одно время, два кабинета, два специалиста. Клиент оформляет первую запись на себя. Вторую делает кнопкой «Записываю не себя» на того, с кем придёт. Бот показывает то время, где свободны оба кабинета.

Важное ограничение: одной записью на двух специалистов сразу это не оформляется, это именно две связанные записи.

Сертификат в переписке

Сертификат на SPA покупают как подарок, а подарок выбирают вечером в мессенджере. Бот проводит покупателя по шагам: программа, номинал, кому и что написать. Дальше оплата и готовый макет PDF, который можно распечатать и вложить в конверт. Остаток сохраняется, если программа дешевле номинала. Срок действия можно считать со дня вручения, а не с покупки. Подробнее про механику есть в статье о сертификатах и абонементах и на странице сертификатов.

Сравнение подходов: тетрадь, таблица, программа

Типичные ошибки при выборе программы

• Покупают по красивой записи, а не по ресурсам. Через месяц выясняется, что парная комната в системе не заводится.
• Забывают про перерыв на уборку. В журнале всё сходится, в реальности клиент ждёт в коридоре.
• Курсы считают отдельно. Остаток сеансов живёт в блокноте администратора, который в отпуске.
• Ждут от программы медицинского учёта. Для этого нужны другие системы.

Как проверить программу до покупки

Не верьте описанию, проверьте на своём прайсе. Возьмите пять самых неудобных для вас случаев и воспроизведите их в демо или в пробном периоде.

1. Парная программа. Заведите её и попробуйте записать двоих на одно время. Система должна показать только то время, где свободны два кабинета.
2. Курс. Создайте абонемент на десять сеансов, купите его от имени тестового клиента, закройте два визита. Проверьте, что остаток виден и в карточке клиента, и самому клиенту.
3. Перерыв. Поставьте после обёртывания 30 минут и посмотрите, какие окна система покажет следующему клиенту.
4. Сертификат. Оформите его через бота и посмотрите, как выглядит макет и как списывается остаток.
5. Вопрос про самочувствие. Спросите бота про давление. Правильный ответ: это решает специалист, и вопрос ушёл человеку.

Если хотя бы один сценарий не работает, лучше узнать об этом до оплаты. Для переезда с другой программы можно загрузить выгрузку клиентов и записей из YCLIENTS, DIKIDI, Altegio или таблицы, повторная загрузка того же файла дублей не создаёт.

Что остаётся за вами

Программа не заменяет администратора и не принимает решений о здоровье клиента. Она записывает, напоминает, считает деньги и хранит базу. Всё, что касается самочувствия, противопоказаний и согласий на процедуру, остаётся между специалистом и клиентом: текст памятки пишете вы, решения принимаются на месте. Это стоит держать в голове при выборе любой системы: если её описывают как «медицинскую карту», уточните, что именно она хранит и где.

Как это устроено в KlikCRM

У каждого кабинета свой бот в Telegram, MAX и ВКонтакте; запись можно подключить также на сайт и принимать сообщения с Авито. Клиент пишет словами или выбирает кнопками раздел прайса: «Массаж», «SPA-программы», «Курс процедур», «Подарочный сертификат». Бот показывает только окна, куда вся запись помещается целиком.

Кабинет заводится ресурсом с количеством. Парная комната заводится местом с вместимостью. Перерыв на уборку задаётся на каждую услугу. Журнал показывает день, неделю или месяц по кабинетам и специалистам, а перерыв отображается полосой.

ИИ-администратор отвечает на вопросы про длительность, подготовку и состав программы по вашему прайсу и памятке. Он записывает и собирает данные, а сложное передаёт человеку. Вопросы о самочувствии и противопоказаниях бот не решает: он говорит, что это решает специалист, и пересылает вопрос вам. Пропущенный звонок при подключённой телефонии (Mango, UIS, Telfin) превращается в сообщение в мессенджере.

Напоминание за сутки приходит с кнопками «Подтверждаю», «Перенести», «Отменить». Через заданный срок после визита бот пишет «пора записаться снова»; для массажа при регистрации проставляется 30 дней, поменять можно в настройках.

Границы честно: медицинских документов, договоров и информированных согласий в сервисе нет, а лечебного эффекта он не обещает. Заметки в карточке клиента (зоны, давление, что не подошло) остаются рабочими пометками. Если предоплату нужно вернуть, возврат делается в кабинете Робокассы или Prodamus: сервис присылает уведомление «нужен возврат».

Подробнее для вашей ниши на странице массаж и SPA. Как работает запись в целом, разобрано в инструкции по онлайн-записи. Первые 14 дней можно проверить бесплатно, без привязки карты.

Частые вопросы