Бьюти-коворкингу нужна не запись к мастеру, а календарь мест: у каждого кресла, стола и кабинета своё расписание, свои часы работы и свои условия. Когда оно одно на всех (бот, сайт, кабинет) двух арендаторов на одном месте не получится. Ниже разбираем, как учитывать аренду кресел и кабинетов, какие инструменты подходят и что проверить до выбора CRM.
Где у коворкинга обычно рвётся учёт
Типичная картина. Мастер пишет в личку вечером. Администратор переносит бронь в таблицу утром. Таблица открыта на двух телефонах, и два мастера оказываются на одном кресле в одно время. Разбираться приходится при клиентах.
Вторая трудность: мастер забронировал смену и не пришёл. Место подготовлено, часы отданы, а отдать их другому уже поздно. Просить предоплату неловко, обзванивать всех накануне некогда.
Третья: в конце месяца владелец сводит таблицу с перепиской. Кто сколько часов взял, кто оплатил, кто должен, какое место простаивало. Час работы уходит на то, что должно считаться само.
Бронирование в бьюти-коворкинге: как устроить
Каждое место как отдельная единица
Кресло, маникюрный стол, кабинет у каждого свои часы работы и своя колонка в журнале. Бот должен показывать свободное время именно этого места, а не «вообще по коворкингу». Если мест несколько одного типа, например два маникюрных стола, их можно завести как ресурс с количеством: третью бронь на два стола в одно время система не поставит.
Аренда позициями прайса
Каждая позиция прайса аренды имеет длительность и цену: «1 час», «4 часа», «смена 6 часов», «смена 12 часов». Кто-то сдаёт только сменами, кто-то и по часу. Мастер выбирает позицию, а система показывает подходящие окна с учётом буфера на уборку и часов работы коворкинга.
Условия брони до оплаты
Условия задаёте вы, и показывать их нужно целиком до того, как мастер согласился. Сколько предоплата, до какого срока перенос и отмена без потерь, что происходит позже, когда место считается занятым. Дальше мастер не скажет, что не знал о предоплате.
Постоянные арендаторы
Если у арендатора график 2/2, заводить каждую смену руками не нужно. Расписание ставится сменами и циклами на год вперёд. Отпуск или выпавший день убираются из расписания, и место сразу возвращается в продажу.
Аренда кабинетов CRM: тетрадь, таблица или программа
| Подход | Что хорошо | Где подводит |
|---|---|---|
| Личка и таблица | Бесплатно, привычно | Накладки при двух редакторах, нет предоплаты, расчёты вручную |
| Универсальная CRM | Много функций, настраивается | Заточена под сделки, а не под часы мест, бронирование приходится собирать самому |
| Программа с бронированием по часам | Расписание мест, предоплата, напоминания и отчёты по загрузке в одном месте | Нужно один раз завести места, позиции аренды и правила |
Если у вас три-четыре места и постоянный круг арендаторов, личка и таблица ещё работают. Когда мастера приходят из разных каналов, а свободные окна нужно показывать публично, лучше перейти на программу.
Что проверить в системе до подключения
- Есть ли отдельные места или ресурсы с количеством и своими часами.
- Можно ли завести аренду позициями: часы, смены, сутки.
- Есть ли буфер на уборку между бронями.
- Показывает ли система условия брони до оплаты.
- Умеет ли держать часы за арендатором, пока он платит, и снимать бронь, если он не заплатил за отведённый срок.
- Видит ли мастер только свои брони.
- Считает ли система загрузку по местам, часы по мастерам, оплаты и долги.
- Что система не умеет: залоги, договоры, акты.
Последний пункт важнее остальных. Лучше узнать о границах до внедрения.
Типичные ошибки
- Бронь без предоплаты. Место простояло, а вам нечем возместить.
- Правила только в чате. Через месяц арендатор забыл, а вы показываете ему сообщение из переписки.
- Нет буфера на уборку. Один мастер заезжает, пока предыдущий выезжает.
- Общий журнал для всех ролей. Мастер видит чужие брони и деньги коворкинга.
Как считать загрузку и деньги
Владельцу коворкинга важны четыре вещи: сколько часов каждое место было занято, сколько принёс каждый арендатор, сколько часов простояло и сколько денег ушло на отменах. В таблице их приходится собирать вручную из переписки. В программе они складываются из журнала.
Смотрите на отчёты так:
- Выручка по позициям и местам. Видно, что приносит смена на шесть часов, а что почасовая аренда.
- Загрузка по часам и дням. Понятно, какие часы разбирают первыми, а какие места простаивают месяцами.
- Потери на отменах. Они считаются по закрытым броням, а не по ощущениям.
- Часы по каждому мастеру. Помогает в разговоре с тем, кто берёт больше всех или меньше всех.
Решения, что делать с простоями, остаются за вами: поменять цену, добавить смену, закрыть неудобный час. Программа показывает картину и ничего не решает за владельца.
Мастер принимает своих клиентов у вас
Отдельный вопрос для коворкинга: арендатор работает не только по аренде, он ведёт там своих клиентов. Тогда арендованные часы вы ставите мастеру сменой в расписании. Бот не предложит его клиентам время вне этих часов, а записи встанут внутрь смены, в колонку того же места. В журнале видны оба слоя: смена арендатора и записи его клиентов.
Журнал в коворкинге общий, иначе администратор не увидит загрузку целиком. Клиенты при этом разведены по ролям: мастер видит своих клиентов и свои записи. Если ему нужна полностью отдельная база и свой бот, он заводит свой аккаунт, а место у вас продолжает бронировать через ваш бот.
Как это устроено в KlikCRM
Расписание одно на бот, сайт и кабинет. Мастер пишет в бот словами или выбирает кнопками: «есть кресло в субботу с 10 до 16?» Бот отвечает по живому расписанию, показывает свободные места, предлагает позиции аренды, называет условия брони и собирает сводку с согласием по 152-ФЗ. Бронь сразу встаёт в журнал в колонку своего места. Пока мастер платит, часы держатся за ним, не заплатил за отведённый срок: бронь снимается, место возвращается в продажу.
Предоплата включается процентом или полной суммой, только для аренды или для всего прайса. Оплата идёт в вашу Робокассу или Prodamus на ваш счёт. Перенос и отмена делаются кнопкой, напоминание приходит за сутки. Отменили позже вашего срока: предоплата остаётся у вас, как вы и объявили в правилах. ИИ-администратор отвечает на вопросы о свободных часах и составе места по прайсу и памятке, сложное передаёт человеку.
В отчётах видна выручка по позициям и местам, загрузка по часам и дням, потери на отменах. Всё выгружается в Excel; полная аналитика входит в «Про» или подключается опцией. До пяти площадок ведутся на тарифе «Про» как филиалы одного аккаунта.
Чего нет: отдельного учёта залогов и договоров с актами аренды. Залог можно провести как позицию оплаты или записать в заметку к арендатору. Мастеру нужна отдельная база и свой бот? Он заводит собственный аккаунт «Самозанятый» за 900 ₽ в месяц и продолжает бронировать у вас место через ваш бот.
Подробнее о возможностях для вашего формата на странице бьюти-коворкинг. О том, как оплата и предоплата устроены в целом, смотрите страницу оплаты. Если вы думаете, как выбрать систему вообще, прочитайте чек-лист по выбору программы и разбор CRM для малого бизнеса в услугах.
Посмотрите, как это работает у вас
14 дней бесплатно, запуск за 3 дня. Можно сначала получить разбор вашей записи и переписки.
Частые вопросы
Чем CRM для бьюти-коворкинга отличается от CRM для салона?
В салоне продают услуги мастера, в коворкинге сдают место: кресло, стол, кабинет. Поэтому главное там расписание мест, позиции аренды по часам и сменам, предоплата и загрузка, а не запись к конкретному мастеру.
Как сдавать место по часам и целой сменой?
Заведите позиции прайса аренды: «1 час», «4 часа», «смена 6 часов», «смена 12 часов». У каждой своя цена и длительность, а бот показывает свободные часы именно выбранного места.
Можно ли вести постоянных арендаторов с графиком 2/2?
Да, расписание задаётся сменами и циклами на год вперёд: 2/2, «N через M» или свои дни недели. Место на эти часы занято, а отпуск или выпавший день убирается из расписания.
Как учитывать залог за место?
Отдельного учёта залогов в сервисе нет. Его ведут как позицию оплаты через Робокассу или Prodamus либо как заметку в карточке арендатора, если деньги берутся на месте.
Делает ли программа договоры и акты аренды?
Нет, договоры и акты аренды остаются вне KlikCRM. Правила и условия брони показываются мастеру в боте до оплаты.
Увидит ли мастер чужие брони и клиентов?
Нет, у роли мастера свой логин и только своё расписание и свои записи. Весь журнал видит администратор, деньги и отчёты видит владелец.
Это текстовый абзац. Нажмите на него и введите свой текст. Вы можете в любой момент вернуться к тексту и изменить его, например сделать текст подчеркнутым или курсивом. Используйте этот абзац, чтобы рассказать своим клиентам о себе или своих услугах. При необходимости текстовый абзац можно заменить, например, на заголовок, подзаголовок, список, номерной список или цитату.
