Предоплата при записи: как настроить и принимать оплату онлайн

Предоплата при записи нужна, чтобы выбранное время оставалось за клиентом по-настоящему, а у мастера или студии был повод освободить его, если планы изменились. Работает она, если три вещи заданы заранее: за какие услуги берёте, сколько и что происходит при переносе и отмене. Дальше остаётся выбрать, чем принимать деньги, и сделать так, чтобы клиенту было просто заплатить в тот же момент, когда он записывается.

Зачем вообще брать предоплату

Время специалиста, зал, студия или кресло продаются раз. Если клиент записался и не пришёл, этот час уже не вернуть. Предоплата меняет не результат, а ситуацию: у клиента есть небольшой, но реальный повод прийти или заранее предупредить, а у вас есть сумма, на которую можно опереться при споре.

Не всем услугам она нужна. Постоянному клиенту на пятнадцатиминутную стрижку просить деньги вперёд часто неловко и не нужно. Зато для выходных слотов, длинных съёмок, комплексных процедур и аренды зала это обычная практика.

Как настроить предоплату: четыре решения

1. За какие услуги. Всё подряд или только выбранные: например, дорогие, длительные или популярные в выходные. Отдельная отметка «предоплата» у услуги избавляет от лишних просьб там, где они не нужны.
2. Сколько. Доля от стоимости или вся сумма. В журнале KlikCRM счёт на предоплату можно выставить на 20, 30, 50, 70 процентов или на свою сумму.
3. Что при переносе и отмене. Решите заранее, до какого срока можно переносить без последствий и нужна ли плата за поздний перенос. Правила лучше показывать клиенту ещё в момент записи.
4. Когда просить деньги. Сразу при выборе времени или после того, как вы подтвердили запись. Второе нужно, когда время приходится согласовывать: например, когда услуге нужна подготовка или стилист работает по отдельному графику.

Правила отмены и возвратов определяет ваша студия. Прописывайте их понятным языком в оферте и в сообщении при записи, и проверяйте у юриста, если сомневаетесь в формулировках.

Чем принимать предоплату: сравнение способов

Если у вас пока нет эквайринга, начните с перевода по реквизитам: он не требует подключения, но нагрузка на администратора будет выше. Когда запись идёт в сотни обращений в месяц, ручная сверка становится узким местом.

CRM для оплат: на что смотреть в программе

Когда выбираете программу для предоплаты или сервис для предоплаты, проверьте не только «умеет ли принимать деньги»:

• Деньги идут на ваш счёт напрямую, а не копятся у сервиса.
• Чек формируется автоматически, если платите онлайн.
• Окно держится за клиентом, пока он платит, и не занимается другим человеком.
• Предоплату можно включить только для части услуг.
• В записи видно, сколько оплачено и сколько осталось.
• При отмене оплаченной записи вы получаете сигнал, что нужен возврат, а не узнаёте об этом из претензии.
• Есть понятные платёжные способы без эквайринга.

Как это устроено в KlikCRM

Клиент выбирает время и тут же оплачивает по кнопке в боте. Оплата идёт через ваш магазин в Робокассе или Prodamus: деньги приходят напрямую студии, KlikCRM их не принимает. Для онлайн-платежей через Робокассу чеки пробивают «Робочеки», а для денег, полученных на месте, нужна ваша касса или «Мой налог». Сам KlikCRM напомнит о чеке и доставит готовый чек клиенту в мессенджер.

Что можно настроить:

• Предоплата процентом или полной суммой.
• Предоплата для всех услуг или только для отмеченных, например для выходных пакетов.
• Плата за перенос, если он слишком поздний.
• Бронь окна на время оплаты.
• Кнопка оплаты приходит сразу при записи или после подтверждения администратором, если запись нужно согласовать.
• Перевод по реквизитам с проверкой скриншота, если эквайринга нет.
• Оплата в журнале: наличные, карта, СБП, онлайн или сертификат. Цвет записи показывает, оплачена ли она частично или полностью, а в карточке видны сумма, оплаченное и долг.

Про возвраты скажем прямо: если клиент отменил оплаченную запись, вам придёт уведомление «нужен возврат», а сам возврат вы делаете в кабинете Робокассы или Prodamus. Автоматических возвратов в один клик нет.

Подробнее механика собрана на странице Оплата. Если сомневаетесь, как вообще организовать запись до оплаты, посмотрите онлайн-запись клиентов. Тарифы и пробный период на 14 дней без привязки карты описаны на странице тарифов.

Как сформулировать правила для клиента

Правила предоплаты читают в момент записи, поэтому они должны быть короткими. Хороший текст отвечает на четыре вопроса: сколько нужно внести, за что именно, что будет при переносе и что будет при отмене. Например: «Для брони выходного времени вносится предоплата 30 процентов. Перенести запись можно не позднее чем за сутки. При более позднем переносе взимается плата, указанная в оферте». Цифры в примере условные, подставляйте свои.

Хорошо, когда те же правила повторяются в трёх местах: при выборе времени, в сообщении о подтверждении и в напоминании накануне. Тогда клиент не может сказать, что не знал, и вам не приходится объяснять правила заново каждому. А если вы работаете с разными услугами, заведите разные условия: для коротких процедур одни, для долгих сеансов и аренды зала другие.

Отдельно подумайте о согласии на обработку персональных данных и оферте: клиент оплачивает, соглашаясь с условиями студии, поэтому оферта должна быть доступна по ссылке. При записи через KlikCRM согласие по 152-ФЗ собирается автоматически, но текст оферты и политики готовит студия.

Типичные ошибки

• Просят предоплату на всё. Клиент уходит там, где она не нужна.
• Правила отмены нигде не написаны. Тогда любой спор решается на эмоциях.
• Ссылка на оплату без брони. Пока клиент думает, время занимает другой человек.
• Перевод на личную карту без записи платежа. Потом сложно понять, за что пришли деньги.
• Ручная сверка при большом потоке. Администратор ищет поступления вместо общения с клиентами.
• Нет сигнала об отмене оплаченной записи. Возврат откладывается, клиент пишет повторно.

Что не забыть про чеки и учёт

Принятая предоплата это не только поступление, но и документ. Для онлайн-платежей чек должен формироваться автоматически, а для денег, принятых на месте, придётся пробивать его самим. Заранее решите, кто отвечает за это в вашей студии, и проверьте у бухгалтера, как отражать деньги, полученные до оказания услуги. Тогда в конце месяца не придётся сверять платежи вручную.

Краткий порядок запуска

1. Решите, за какие услуги и в каком размере берёте предоплату.
2. Запишите правила переноса и отмены и покажите их при записи.
3. Выберите способ приёма: платёжный сервис или перевод по реквизитам.
4. Проверьте на тестовой записи, что окно держится, чек приходит, а в журнале видна оплата.
5. Через неделю посмотрите, на каком шаге клиенты бросают оплату, и поправьте правила.

Если хотите соседние темы: как выстроить напоминания, чтобы клиент подтверждал запись, разобрано в статье Неявки клиентов: механика подтверждения, а как вести сертификаты и абонементы с оплатой, в материале Подарочные сертификаты и абонементы.

Частые вопросы